Une mise en œuvre simple,
Prêt à l'emploi
Comment fonctionne le processus plug and play en 3 étapes :
1
Alta et
Personnalisation
Base de bot pré-entraînée avec des connaissances générales + des informations spécifiques au conseil municipal (services, honoraires, annuaires…)
2
Entraînement
(3-4 semaines)
L'équipe de CivitPhone ajuste et forme le modèle d'IA en utilisant les données spécifiques de l'administration municipale, y compris l'accent, si nécessaire.
3
Marcha blanche
(2 semaines)
Le bot répond aux appels réels sous la supervision de l'équipe CivitPhone, qui surveille et révise les conversations et ajuste le système.
À 8 semaines, CivitPhone est 100% opérationnel pour le conseil municipal et le conseil municipal dispose d’un support continu.
Organisez une visite dans votre mairie ; nous vous expliquerons comment CivitPhone peut transformer votre relation avec la population.
Cas d'utilisation
Test call
Commune petite (<20 000 habitants)
La nécessité:
Répondre aux appels en dehors de l'horaire sans personnel de garde, et automatiser les questions fréquentes (débarras, enregistrements d'habitants, rendez-vous préalables…) afin de ne pas surcharger la petite équipe.
Solution avec CivitPhone:
Il offre une couverture 24/7 sans augmenter le personnel. Il répond automatiquement aux questions les plus fréquentes et redirige uniquement les appels vraiment complexes ou urgents au personnel. Il fournit des rapports mensuels simples à l’administration avec des métriques des consultations traitées, démontrant l’amélioration du service.
Indicateurs typiques :
~55% moins de pertes de rendez-vous (en raison de la présence d’un personnel disponible en dehors des heures de travail), indice de satisfaction des citoyens (NPS) en hausse de +18 points, coût par consultation réduit par rapport au modèle traditionnel.
Commune de taille moyenne (20k-100k d'habitants)
La nécessité:
Réduire le volume des appels entrants au numéro 010 (p. ex. campagnes d’impôts, inscriptions scolaires), améliorer la capacité de réponse à ces moments-là, et obtenir des données pour améliorer les services.
Solution avec CivitPhone:
Il répond en parallèle aux pics de demande, réduisant ainsi les temps d’attente lors des heures de pointe. Il canalise les procédures : le bot peut lancer des processus (par exemple, collecter des données pour un dossier et les envoyer à la zone correspondante). Un tableau de bord est proposé permettant d’analyser les questions posées et le sentiment des citoyens, ce qui aide les zones à prioriser des améliorations ou des campagnes d’information. De plus, des flux hybrides bot-agent sont établis.
Indicateurs typiques :
~30% réduction du temps moyen d'attente (TME) dans le centre d'appels, 35–50% consultations résolues en auto-service sans intervention humaine, et détection précoce des demandes émergentes (tendances dans les questions) grâce à l'analyse intégrée.
Grande ville (population > 100 000 habitants)
Besoin :
Fournir une attention multicanal cohérente (téléphone, WhatsApp, assistants vocaux), gérer un volume élevé de demandes tout en maintenant la qualité, et intégrer la solution avec les systèmes internes sans interruption du service.
Solution avec CivitPhone :
Solution multicanal – téléphone, WhatsApp ou haut-parleurs intelligents, assurant une expérience unifiée. Variations linguistiques locales (langue coofficielle ou terminologie municipale spécifique). Coexiste avec des systèmes existants : il s’intègre via des API ou des échanges de données pour obtenir ou enregistrer des informations, sans remplacer les systèmes déjà en place. Alertes intelligentes et indicateurs clés de performance avancés pour la prise de décision à l’administration municipale (par exemple, alertes si les demandes sur un sujet critique augmentent fortement).
Indicateurs typiques :
~20% réduction du temps moyen de résolution des appels grâce à l’automatisation de certaines conversations, 100% heures de couverture 24/7 pour les services d’information et une amélioration notable de la satisfaction de la population dans les enquêtes ultérieures.
CivitPhone, en chiffres
Attention
Continuation de la couverture des services de proximité
Appels perdus
Réduction du nombre de appels qui restaient sans réponse
Auto-service
Autoservie dans les FAQ, les questions résolues sans intervention humaine
FAQ
Qu’est-ce que CivitPhone et quels problèmes il résout-il ?
CivitPhone est une plateforme d’intelligence artificielle conversationnelle vocale conçue pour les municipalités. Elle fonctionne comme un “ téléopérateur virtuel ” En répondant automatiquement aux appels des citoyens 24 heures sur 24. Résout des problèmes tels que les lignes saturées (réduit les temps d’attente et les appels non traités) et la fracture numérique, car elle permet à toute personne d’obtenir des informations sans utiliser Internet ou des applications, simplement en appelant. De plus, elle fournit des données et des rapports à l’administration municipale sur les demandes reçues, contribuant ainsi à améliorer les services publics.
Qu’est-ce qui est nécessaire pour commencer avec CivitPhone ?
Très peu. Il suffit d’une configuration initiale avec les informations de votre mairie. En particulier, de fournir les questions fréquentes locales, des listes de services, des horaires, des numéros de téléphone pour les appels de référence, etc. Avec cela, l’équipe de CivitPhone effectue une mise en service rapide avec un bot de base et personnalise l’assistant pour votre mairie. L’entraînement spécifique dure environ 3 à 4 semaines, puis il y a une phase blanche de 2 semaines pour affiner. En résumé : en quelques semaines, votre mairie peut avoir le service opérationnel, sans avoir besoin d’infrastructure supplémentaire de votre part.
Est-ce que cela respecte le RGPD et où sont-ils stockés les données ?
Oui, CivitPhone respecte pleinement le RGPD. Nous appliquons toutes les principes de protection des données : minimisation (nous collectons uniquement les données essentielles et les conservons pendant la durée nécessaire), accords de traitement avec nos fournisseurs, et chiffrement des communications et des données stockées (en transit et en repos). L’infrastructure principale est hébergée dans l’Union européenne[5], garantissant ainsi les exigences légales de stockage sur le territoire du RGPD. (Plus de détails dans notre Politique de Confidentialité.)