Politique de confidentialité

www.civitphone.com

• Identité : CIVITPHONE, S.L.

• NIF : B22954366

• Adresse sociale : Calle Martín el Humano, 16-2, 46008 Valencia

• Registre du commerce : Registre du commerce de Valence, Tome électronique, Folio électronique, Feuille V-228353, IRUS : 1000457305255

• Représentant légal : Jordi Gisbert Rodas

• Courriel : info@civitphone.com

• Téléphone : 696 821 823

• Site web : www.civitphone.com

Délégué à la protection des données (DPO)

• Nom : Francisco Marco Bataller – Quantum Consultores

• Courriel : Francisco@quantumconsultores.es

• Téléphone : 961 943 944

2. Finalités du traitement

CIVITPHONE, S.L. traite les données personnelles fournies par les utilisateurs aux fins suivantes :

a) Demandes de démonstration et de contact commercial

Finalité : gérer les demandes de démonstration de la plateforme CivitPhone et répondre aux demandes commerciales formulées via le formulaire de contact du site web.

Base juridique : consentement de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD) et application de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).

Délai de conservation : les données seront conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la demande et, ultérieurement, pendant un délai maximal de deux (2) ans, à moins que le destinataire ne s’oppose au traitement.

b) Gestion des clients et prestation de services

Finalité : gérer la relation contractuelle avec les municipalités et les organismes publics, y compris la facturation, le support technique et la prestation du service d’assistance téléphonique citoyenne via l’intelligence artificielle.

Base juridique : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).

Délai de conservation : les données seront conservées pendant la durée de validité de la relation contractuelle et, ultérieurement, pendant les délais légalement établis en matière commerciale, comptable et fiscale, pour une durée minimale de six (6) ans.

c) Envoi de communications commerciales (newsletter)

Finalité : Envoi d’informations sur les nouveautés, les mises à jour de la plateforme, des cas d’utilisation réussis, des événements du secteur public et d’autres communications commerciales liées aux services de CIVITPHONE.

Base juridique : consentement exprès de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD).

Durée de conservation : les données seront conservées jusqu’à ce que le consentement soit retiré.

d) Traitement des demandes et réclamations

Finalité : gérer l’exercice des droits reconnus par la réglementation de protection des données et répondre à des éventuelles réclamations.

Base juridique : respect des obligations légales (article 6.1.c du RGPD).

Délai de conservation : les données seront conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la demande et, par la suite, pendant les délais de prescription des actions judiciaires applicables.

e) Données traitées lors des appels téléphoniques de citoyens

Informations importantes : les citoyens qui contactent les municipalités via la plateforme CivitPhone ne fournissent pas leurs données à CIVITPHONE, S.L., mais au conseil municipal concerné, qui agit en tant que Responsable du Traitement. CIVITPHONE, S.L. agit exclusivement en tant que Responsable du Traitement.

Finalité : traitement des appels téléphoniques via une intelligence artificielle conversationnelle afin de répondre aux demandes des citoyens, gérer les rendez-vous et informer sur les procédures municipales.

Base juridique : traitement effectué pour le compte de l’agglomération client, qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

Durée de conservation : les enregistrements vocaux sont traités en temps réel et supprimés immédiatement après la fin de la conversation. Les métadonnées anonymisées (durée, horaire et type de consultation) sont conservées sur des serveurs européens chiffrés à des fins statistiques.

Pour exercer ses droits, le citoyen devra s’adresser directement à l’administration municipale compétente.

3. Catégories de données personnelles traitées

CIVITPHONE, S.L. peut traiter les catégories suivantes de données personnelles :

Données de contact commercial : nom et prénom, poste ou titre, entité ou mairie, adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone professionnel.

Données clients (municipalités) : données fiscales et de facturation, données bancaires (le cas échéant) et données techniques de configuration de la plateforme.

Données des citoyens (traitées en tant que Responsable du Traitement) : voix (traitée en temps réel et non stockée), numéro de téléphone (seuls pendant la conversation) et contenu de la consultation (anonymisé).

Aucune catégorie particulière de données n'est traitée, sauf si le citoyen les fournit volontairement lors de la conversation téléphonique.

4. Destinataires et transferts internationaux de données

Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers dans les cas suivants :

a) Fournisseurs de services technologiques

 (Responsables du traitement)

 CIVITPHONE utilise des fournisseurs technologiques spécialisés pour fournir ses services d’intelligence artificielle conversationnelle. Tous ces fournisseurs agissent en tant que responsables du traitement, sous contrat, et traitent les données personnelles uniquement conformément à nos instructions.

Fournisseurs disposant de serveurs dans l'Union européenne

OVH Cloud (Estrasbourg, France)

• Service : Hébergement de la plateforme backoffice.

• Traitement : Stockage crypté des métadonnées et des configurations.

• Garanties : Chiffrement double et anonymisation des données.

• Localisation des serveurs : France (Union européenne).

 Microsoft Azure AI (France)

• Service : Traitement de l’intelligence artificielle et analyse du langage naturel. Traitement en temps réel des appels téléphoniques grâce à une intelligence artificielle conversationnelle (voix-texte et texte-voix).

• Traitement : Traitement exclusif de données anonymisées.

• Certification : ENS Compliance.

• Localisation des serveurs : France (Union européenne).

 Meta Platforms Inc. (WhatsApp Business)

• Service : Gestion des communications par WhatsApp auprès des citoyens.

• Traitement : Messagerie chiffrée end-to-end.

• Garantie : CIVITPHONE est le partenaire technologique officiel de Meta.

• Note : Les données traitées via WhatsApp sont soumises à la politique de confidentialité de Meta Platforms Inc.

 Créer (Integromat)

• Service : Automatisation des processus.

• Traitement : Traitement temporaire des courriels entrants.

• Localisation des serveurs : Union européenne.

Fournisseurs proposant des transferts internationaux (États-Unis)

CIVITPHONE utilise des fournisseurs de téléphonie avec intelligence artificielle situés aux États-Unis pour le traitement des appels téléphoniques en temps réel.

Retell AI, Inc. (États-Unis)

• Service : Traitement en temps réel des appels téléphoniques grâce à l’intelligence artificielle conversationnelle (voix-texte et texte-voix).

• Adresse : 1121 Industrial Ave., Suite 500, San Carlos, CA 94070 (États-Unis).

• Traitement : Traitement de la voix uniquement pendant la conversation, sans stockage ultérieur.

• Liste des sous-processeurs : https://trust.retellai.com/subprocessors

 Caractéristiques du traitement

• Retell AI traite les données vocales uniquement pendant la conversation, en temps réel.

• Il ne stocke pas de données personnelles sur ses serveurs une fois la conversation terminée.

• Les enregistrements vocaux sont supprimés immédiatement après le traitement.

• Les métadonnées générées sont transférées vers des serveurs européens de CIVITPHONE (OVH Cloud, France), où elles sont stockées de manière cryptée et anonymisée.

 

Garanties de protection pour les transferts internationaux

Pour les transferts internationaux de données vers les États-Unis, CIVITPHONE a mis en œuvre les garanties légales suivantes, conformément à l’article 46 du RGPD :

 Clausules contractuelles type (SCC) approuvées par la Commission européenne (Décision 2021/914), signées avec Retell AI le 21/11/2025.

• Contrat de Responsable du Traitement (DPA) incorporant les garanties exigées par l’article 28 du RGPD, signé le 21/11/2025.

• Certification selon le cadre de confidentialité des données UE-États-Unis, dans le cas où Retell AI serait adhérente à ce cadre.

• Droit d’opposition aux sous-traitants : CIVITPHONE dispose d’un délai de 10 jours pour s’opposer à l’incorporation de nouveaux sous-traitants.

 

Mesures techniques et organisationnelles supplémentaires

En outre, les mesures de sécurité suivantes sont appliquées :

• Chiffrement end-to-end lors de la transmission de la voix.

• Élimination immédiate des enregistrements après leur traitement.

• Stockage exclusif de métadonnées anonymisées sur des serveurs européens.

• Interdiction contractuelle expresse de l’enregistrement de données vocales par des fournisseurs situés aux États-Unis.

Vous pouvez demander une copie des garanties applicables (y compris les Clauses Contractuelles Type signées) en contactant ou info@civitphone.com en adressant un courrier à notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : Francisco@quantumconsultores.es.

b) Autres destinataires

Autorités publiques (AEPD, AEAT, organes judiciaires), établissements financiers et conseillers professionnels, lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’obligations légales ou contractuelles.

CIVITPHONE, S.L. ne vend ni ne partage des données personnelles à des fins commerciales.

5. Droits des personnes concernées

La personne concernée peut exercer ses droits d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, de portabilité, d’opposition et de non-recouvrance en cas de traitement automatisé.

Comment exercer vos droits

Courriel : info@civitphone.com ou Francisco@quantumconsultores.es

Courrier postal : CIVITPHONE, S.L., Calle Martín el Humano, 16-2, 46008 Valencia

Temps de réponse : maximum un (1) mois, prolongable en cas de complexité.

De plus, vous pouvez présenter une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es).

6. Mesures de sécurité

CIVITPHONE, S.L. a adopté des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le cryptage des données, l’anonymat, le contrôle des accès, l’authentification multifactorielle, la gestion des failles de sécurité, la formation du personnel, des audits périodiques et l’utilisation de fournisseurs certifiés conformément au Système national de sécurité et à la norme ISO 27001.

7. Conservation des données

Les données personnelles seront conservées pendant le temps minimum nécessaire pour remplir les finalités décrites dans la présente politique, conformément aux critères suivants :

• Les demandes de démonstration et de contact commercial seront conservées pendant un délai maximal de deux (2) ans, sauf opposition du destinataire.

• Les données des clients actifs seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.

• Les données postérieures à la fin du contrat seront conservées pendant six (6) ans, conformément aux obligations fiscales et commerciales.

• Les données utilisées pour l’envoi de communications commerciales seront conservées jusqu’à la retrait du consentement.

• Les enregistrements vocaux des appels téléphoniques des citoyens sont supprimés immédiatement après leur traitement.

• Les métadonnées anonymisées des appels sont conservées indéfiniment car elles ne permettent pas d’identifier les personnes.

• Les données traitées pour exercer les droits et les réclamations seront conservées pendant trois (3) ans.

À l’expiration de ces délais, les données seront supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

8. Véracité des données

L’utilisateur garantit que les données fournies sont véridiques, exactes et à jour, et est responsable de tout dommage résultant d’informations incorrectes ou inexactes.

9. Enfants mineurs

Ce site web est destiné aux personnes âgées de 14 ans et plus. Dans le cas où le traitement des données de mineurs serait détecté sans consentement valide, ces données seront immédiatement supprimées.

10. Modifications de la Politique de Confidentialité

CIVITPHONE, S.L. se réserve le droit de modifier cette politique afin de l’adapter aux changements normatifs ou à l’évolution de ses services. Les modifications pertinentes seront communiquées aux utilisateurs de manière appropriée.

11. Informations supplémentaires

Responsable du traitement :

CIVITPHONE, S.L. – info@civitphone.com – 696 821 823

Responsable de la protection des données :

Francisco Marco Bataller – Quantum Consultores

Francisco@quantumconsultores.es – 961 943 944

Dernière mise à jour : Février 2026