Política de privacidad

www.civitphone.com

 

1. Responsable del tratamiento

  • Identidad: CIVITPHONE, S.L.

  • NIF: B22954366

  • Domicilio social: Calle Martín el Humano, 16-2, 46008 Valencia

  • Registro Mercantil: Registro Mercantil de Valencia, Tomo electrónico, Folio electrónico, Hoja V-228353, IRUS: 1000457305255

  • Representante legal: Jordi Gisbert Rodas

  • Correo electrónico: info@civitphone.com

  • Teléfono: 696 821 823

  • Sitio web: www.civitphone.com

 

Delegado de Protección de Datos (DPO)

  • Nombre: Francisco Marco Bataller – Quantum Consultores

  • Correo electrónico: francisco@quantumconsultores.es

  • Teléfono: 961 943 944

 
 

2. Finalidades del tratamiento

 

CIVITPHONE, S.L. trata los datos personales facilitados por los usuarios para las siguientes finalidades:

a) Solicitudes de demostración y contacto comercial

 

Finalidad: gestionar las solicitudes de demostración de la plataforma CivitPhone y atender las consultas comerciales realizadas a través del formulario de contacto del sitio web.

Base legal: consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD) y aplicación de medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD).

Plazo de conservación: los datos se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y, posteriormente, durante un plazo máximo de dos (2) años, salvo que el interesado se oponga al tratamiento.

b) Gestión de clientes y prestación de servicios

 

Finalidad: gestionar la relación contractual con ayuntamientos y entidades públicas, incluyendo la facturación, el soporte técnico y la prestación del servicio de atención ciudadana telefónica mediante inteligencia artificial.

Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).

Plazo de conservación: los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos legalmente establecidos en materia mercantil, contable y fiscal, con un mínimo de seis (6) años.

c) Envío de comunicaciones comerciales (newsletter)

 

Finalidad: envío de información sobre novedades, actualizaciones de la plataforma, casos de éxito, eventos del sector público y otras comunicaciones comerciales relacionadas con los servicios de CIVITPHONE.

Base legal: consentimiento expreso del interesado (art. 6.1.a RGPD).

Plazo de conservación: los datos se conservarán mientras no se retire el consentimiento.

d) Atención de derechos y reclamaciones

 

Finalidad: gestionar el ejercicio de los derechos reconocidos en la normativa de protección de datos y atender posibles reclamaciones.

Base legal: cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD).

Plazo de conservación: los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, posteriormente, durante los plazos de prescripción de las acciones legales aplicables.

e) Datos tratados en llamadas telefónicas de ciudadanos

 

Información importante: los ciudadanos que contactan con los ayuntamientos a través de la plataforma CivitPhone no facilitan sus datos a CIVITPHONE, S.L., sino al ayuntamiento correspondiente, que actúa como Responsable del Tratamiento. CIVITPHONE, S.L. actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento.

Finalidad: procesamiento de llamadas telefónicas mediante inteligencia artificial conversacional para responder consultas ciudadanas, gestionar citas e informar sobre trámites municipales.

Base legal: tratamiento realizado por cuenta del ayuntamiento cliente, que determina las finalidades y medios del tratamiento.

Plazo de conservación: las grabaciones de voz se procesan en tiempo real y se eliminan inmediatamente tras finalizar la llamada. Los metadatos anonimizados (duración, horario y tipo de consulta) se conservan en servidores europeos cifrados con fines estadísticos.

Para ejercer sus derechos, el ciudadano deberá dirigirse directamente al ayuntamiento correspondiente.

 
 

3. Categorías de datos personales tratados

CIVITPHONE, S.L. puede tratar las siguientes categorías de datos personales:

Datos de contacto comercial: nombre y apellidos, cargo o puesto, entidad o ayuntamiento, correo electrónico profesional y teléfono profesional.

Datos de clientes (ayuntamientos): datos fiscales y de facturación, datos bancarios (cuando proceda) y datos técnicos de configuración de la plataforma.

Datos de ciudadanos (tratados como Encargado del Tratamiento): voz (procesada en tiempo real y no almacenada), número de teléfono (solo durante la llamada) y contenido de la consulta (anonimizado).

No se tratan categorías especiales de datos, salvo que el ciudadano los facilite voluntariamente durante la llamada.

 
 

4. Destinatarios y transferencias internacionales de datos

Los datos personales podrán ser comunicados a terceros en los siguientes supuestos:

a) Proveedores de servicios tecnológicos

 (Encargados del Tratamiento)

 CIVITPHONE utiliza proveedores tecnológicos especializados para la prestación de sus servicios de inteligencia artificial conversacional. Todos ellos actúan como encargados del tratamiento, bajo contrato, y tratan los datos personales únicamente siguiendo nuestras instrucciones.

Proveedores con servidores en la Unión Europea

OVH Cloud (Estrasburgo, Francia)

  • Servicio: Alojamiento de la plataforma backoffice.

  • Tratamiento: Almacenamiento cifrado de metadatos y configuraciones.

  • Garantías: Doble cifrado y anonimización de los datos.

  • Ubicación de los servidores: Francia (Unión Europea).

 Microsoft Azure AI (Francia)

  • Servicio: Procesamiento de inteligencia artificial y análisis de lenguaje natural.

  • Tratamiento: Procesamiento exclusivo de datos anonimizados.

  • Certificación: ENS Compliance.

  • Ubicación de los servidores: Francia (Unión Europea).

 Meta Platforms Inc. (WhatsApp Business)

  • Servicio: Gestión de comunicaciones por WhatsApp con ciudadanos.

  • Tratamiento: Mensajería cifrada end-to-end.

  • Garantía: CIVITPHONE es socio tecnológico oficial de Meta.

  • Nota: Los datos tratados a través de WhatsApp están sujetos a la política de privacidad de Meta Platforms Inc.

 Make (Integromat)

  • Servicio: Automatización de procesos.

  • Tratamiento: Procesamiento temporal de correos electrónicos entrantes.

  • Ubicación de los servidores: Unión Europea.

Proveedores con transferencias internacionales (Estados Unidos)

CIVITPHONE utiliza proveedores de telefonía con inteligencia artificial ubicados en Estados Unidos para el procesamiento de llamadas telefónicas en tiempo real.

Retell AI, Inc. (Estados Unidos)

  • Servicio: Procesamiento de llamadas telefónicas en tiempo real mediante inteligencia artificial conversacional (voz-a-texto y texto-a-voz).

  • Dirección: 1121 Industrial Ave., Suite 500, San Carlos, CA 94070 (Estados Unidos).

  • Tratamiento: Procesamiento de voz exclusivamente durante la llamada, sin almacenamiento posterior.

  • Lista de subprocesadores: https://trust.retellai.com/subprocessors

 Características del tratamiento

  • Retell AI procesa los datos de voz únicamente durante la llamada, en tiempo real.

  • No almacena datos personales en sus servidores una vez finalizada la llamada.

  • Las grabaciones de voz se eliminan inmediatamente tras el procesamiento.

  • Los metadatos generados se transfieren a servidores europeos de CIVITPHONE (OVH Cloud, Francia), donde se almacenan de forma cifrada y anonimizada.

 

Garantías de protección para transferencias internacionales

Para las transferencias internacionales de datos a Estados Unidos, CIVITPHONE ha implementado las siguientes garantías legales, de conformidad con el artículo 46 del RGPD:

 Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914), firmadas con Retell AI el 21/11/2025.

  • Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) que incorpora las garantías exigidas por el artículo 28 del RGPD, firmado el 21/11/2025.

  • Certificación bajo el EU-U.S. Data Privacy Framework, en caso de que Retell AI se encuentre adherida a dicho marco.

  • Derecho de objeción a subprocesadores: CIVITPHONE dispone de un plazo de 10 días para oponerse a la incorporación de nuevos subprocesadores.

 

Medidas técnicas y organizativas adicionales

Con carácter adicional, se aplican las siguientes medidas de seguridad:

  • Cifrado end-to-end durante la transmisión de la voz.

  • Eliminación inmediata de las grabaciones tras su procesamiento.

  • Almacenamiento exclusivo de metadatos anonimizados en servidores europeos.

  • Prohibición contractual expresa del almacenamiento de datos de voz por parte de proveedores ubicados en Estados Unidos.

Puede solicitar una copia de las garantías aplicables (incluidas las Cláusulas Contractuales Tipo firmadas) contactando con info@civitphone.com o con el Delegado de Protección de Datos en francisco@quantumconsultores.es.

b) Otros destinatarios

Administraciones públicas (AEPD, AEAT, órganos judiciales), entidades financieras y asesores profesionales, cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

CIVITPHONE, S.L. no vende ni cede datos personales con fines comerciales.

 

5. Derechos de los interesados

El interesado puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición y a no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados.

Cómo ejercer los derechos

Correo electrónico: info@civitphone.com o francisco@quantumconsultores.es

Correo postal: CIVITPHONE, S.L., Calle Martín el Humano, 16-2, 46008 Valencia

Plazo de respuesta: máximo un (1) mes, ampliable en casos complejos.

Asimismo, puede presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

 

6. Medidas de seguridad

CIVITPHONE, S.L. ha adoptado medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluyendo cifrado de datos, anonimización, control de accesos, autenticación multifactor, gestión de brechas de seguridad, formación del personal, auditorías periódicas y uso de proveedores certificados conforme al Esquema Nacional de Seguridad e ISO 27001.

 
 

7. Conservación de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo mínimo necesario para cumplir con las finalidades descritas en la presente política, conforme a los siguientes criterios:

  • Las solicitudes de demostración y contacto comercial se conservarán durante un plazo máximo de dos (2) años, salvo oposición del interesado.

  • Los datos de clientes activos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual.

  • Los datos posteriores a la finalización del contrato se conservarán durante seis (6) años, en cumplimiento de obligaciones fiscales y mercantiles.

  • Los datos utilizados para el envío de comunicaciones comerciales se conservarán hasta la retirada del consentimiento.

  • Las grabaciones de voz de llamadas ciudadanas se eliminan inmediatamente tras su procesamiento.

  • Los metadatos anonimizados de llamadas se conservan de forma indefinida al no permitir la identificación de personas.

  • Los datos tratados para el ejercicio de derechos y reclamaciones se conservarán durante tres (3) años.

Transcurridos estos plazos, los datos serán suprimidos de forma segura o anonimizados.

 

8. Veracidad de los datos

El usuario garantiza que los datos facilitados son veraces, exactos y actualizados, siendo responsable de cualquier daño derivado de información incorrecta o inexacta.

 

9. Menores de edad

Este sitio web está dirigido a mayores de 14 años. En caso de detectarse el tratamiento de datos de menores sin consentimiento válido, dichos datos serán eliminados de forma inmediata.

 

10. Modificaciones de la Política de Privacidad

CIVITPHONE, S.L. se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a cambios normativos o a la evolución de sus servicios. Las modificaciones relevantes se comunicarán a los usuarios de forma adecuada.

 
 

11. Información adicional

Responsable del tratamiento:

CIVITPHONE, S.L. – info@civitphone.com – 696 821 823

Delegado de Protección de Datos:

Francisco Marco Bataller – Quantum Consultores

francisco@quantumconsultores.es – 961 943 944

 

Última actualización: Febrero de 2026